Een opdrachtbevestiging maken: waarom en hoe

Heb je een offerte gestuurd die je klant heeft getekend, dan heb je al een opdrachtbevestiging: dat getekende stuk legt de afspraak vast. Een extra document voegt dan weinig toe.

Interessant wordt het in de gevallen waarin dat er niet is. Een klant die belt en zegt "doe maar", een opdracht die tijdens een gesprek ontstaat, of een bestaande klant die iets extra vraagt zonder nieuwe offerte. Dat is normaal en prettig zakelijk, maar er ligt niets vast.

Ook als de opdracht onderweg verandert, is een korte bevestiging het goedkoopste dat je kunt doen. Niet omdat je je klant wantrouwt, maar omdat twee mensen dezelfde afspraak verschillend onthouden, en dat pas blijkt als er geld mee gemoeid is.

Houd het kort. Een opdrachtbevestiging die een pagina beslaat wordt niet gelezen, en het punt is juist dat je klant het leest en eventueel corrigeert.

De kern is: wat lever je, wat kost het, wanneer, en waar staan je voorwaarden. Alles daarbuiten is optioneel.

Voeg één zin toe die uitnodigt tot correctie, bijvoorbeeld: "Klopt dit met wat we hebben besproken? Laat het even weten als ik iets anders heb begrepen." Die zin is het halve doel van het document: hij haalt misverstanden naar boven op het moment dat ze nog niets kosten.

Voor een mondeling gegeven opdracht volstaat iets als dit, in de mail zelf, zonder bijlage:

"Hoi Sanne, fijn dat we eruit zijn. Even kort op papier wat we hebben afgesproken, dan weten we het allebei zeker. Ik lever de nieuwe productfotografie voor de zomercollectie: 24 beelden, waarvan 6 sfeerbeelden, aangeleverd in web- en drukformaat. Prijs 2.400 euro exclusief btw. Ik start in de week van 6 oktober en lever uiterlijk 24 oktober. Op deze opdracht zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing, die vind je hier: [link]. Klopt dit met wat we hebben besproken? Laat het even weten als ik iets anders heb begrepen, dan pas ik het aan."

Vier zinnen, en je hebt vastgelegd wat er anders alleen in twee geheugens zat. Merk op dat er ook staat wat er níet bij zit, doordat het aantal beelden en de formaten expliciet zijn.

Een opdrachtbevestiging is geen contract dat je klant heeft ondertekend, maar het is wel bewijs. Reageert je klant er niet op en gaat het werk gewoon door, dan is het lastig om later te beweren dat de afspraak anders was.

Dat werkt sterker naarmate je bevestiging concreter is. "Ik ga aan de slag met de website" bewijst weinig; "24 beelden, waarvan 6 sfeerbeelden" bewijst veel.

Wil je dat je algemene voorwaarden gelden, dan moet je klant er kennis van hebben kunnen nemen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Een link in je bevestiging is daarvoor doorgaans voldoende, meesturen is nog veiliger.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.

Voor opdrachten die wél via een offerte lopen, doet Factabel dit werk voor je: je klant tekent online, en dat getekende document blijft bewaard bij de opdracht en later bij de factuur.

Voor mondelinge opdrachten blijft een korte mail de snelste route. Wat helpt is dat je klantgegevens en je standaardvoorwaarden op één plek staan, zodat je die link niet elke keer hoeft op te zoeken.