Hoe schrijf je je in bij de KvK als zzp’er?

Iedereen die in Nederland zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent, is verplicht zich in te schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dat geldt ook voor zzp’ers die een eenmanszaak starten. Het Handelsregister is openbaar: klanten, leveranciers en zakenpartners kunnen controleren of jouw onderneming echt bestaat en wie er achter zit.

Inschrijven is niet alleen een wettelijke verplichting — het is ook praktisch. Zonder KvK-nummer kun je geen geldige facturen sturen (het nummer moet op elke factuur staan), kun je je doorgaans niet aanmelden bij de Belastingdienst als ondernemer, en word je door veel opdrachtgevers niet serieus genomen. Kortom: inschrijving is de eerste en meest fundamentele stap als startende zzp’er.

Je schrijft je niet spontaan in aan de balie. De KvK werkt met een afsprakensysteem. Ga naar kvk.nl en zoek op "inschrijven eenmanszaak" of "inschrijven onderneming". Via de website kies je een vestiging en een beschikbaar tijdslot. De afspraak duurt doorgaans zo’n 30 tot 45 minuten.

Vóór de afspraak download je het inschrijfformulier (het "formulier 6" voor een eenmanszaak of het juiste formulier voor jouw rechtsvorm). Je vult dit formulier in vóór je komt — zo verloopt de afspraak sneller. Op het formulier geef je onder andere op: de naam van je onderneming, de hoofdactiviteit (een omschrijving van wat je doet), je adresgegevens en de startdatum van je bedrijf.

Tijdens de afspraak controleert een KvK-medewerker je identiteit en het inschrijfformulier. Als alles klopt, word je direct ingeschreven in het Handelsregister. Je krijgt een uittreksel mee met je KvK-nummer — dit is het unieke nummer dat jouw onderneming identificeert.

Voor de inschrijving betaal je eenmalige inschrijfkosten. Dit bedrag wordt af en toe aangepast; check kvk.nl voor het actuele tarief. Je betaalt bij de KvK-vestiging of via een andere door de KvK aangeboden betaalmethode. De kosten zijn eenmalig — jaarlijkse bijdragen of lidmaatschapskosten betaal je niet aan de KvK zelf (de KvK-contributie die je misschien hebt gehoord is al lang afgeschaft).

Tip: je mag je onderneming ook terugwerkend laten ingaan. Als je bijvoorbeeld al een maand geleden je eerste opdracht hebt afgerond, kun je als startdatum die datum opgeven. Dat is handig voor je boekhouding en om goed te weten wanneer je btw-plicht begint.

Na je inschrijving stuurt de KvK je gegevens automatisch door naar de Belastingdienst. Je hoeft daar zelf niets voor te doen. De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of je als ondernemer voor de btw wordt aangemerkt. Als dat het geval is — en voor de meeste zzp’ers is dat zo — ontvang je per post twee nummers: je btw-id (ook wel btw-identificatienummer) en je omzetbelastingnummer.

Het btw-id zet je op facturen naar andere ondernemers en consumenten: het heeft de vorm NL123456789B01. Het omzetbelastingnummer gebruik je in je correspondentie met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij het doen van btw-aangifte. Beide nummers zijn aan jou persoonlijk gekoppeld (als eenmanszaak bevatten ze je burgerservicenummer). Wacht je brief af en bewaar deze nummers goed.

Heb je na twee weken niets ontvangen van de Belastingdienst? Neem dan zelf contact op via belastingdienst.nl of de BelastingTelefoon. Soms vraagt de Belastingdienst om aanvullende informatie voordat ze je registreren als btw-ondernemer.

Een veelgemaakte fout is wachten met inschrijven tot je "echt begint". Maar zodra je je eerste opdracht aanneemt of zelfs al actief klanten werft, ben je in de ogen van de Belastingdienst al bezig als ondernemer. Registreer je dus op tijd — liefst vóór of tegelijk met je eerste zakelijke activiteit.

Een andere fout is het kiezen van een vage of misleidende handelsnaam. De Handelsnaamwet stelt eisen aan de naam die je inschrijft (zie ook de gids over handelsnaam kiezen). Als je naam te veel lijkt op een bestaande naam, kan de KvK de inschrijving weigeren of kan een andere ondernemer later bezwaar maken.

Tot slot: vergeet niet dat je adres in het Handelsregister openbaar is. Werk je vanuit huis en wil je je privéadres niet vermelden? Informeer bij de KvK naar de mogelijkheid van adresafscherming. Dat is beschikbaar voor mensen die een verhoogd risico lopen op stalking of bedreiging.

Zodra je je KvK-nummer en btw-id hebt, kun je direct beginnen met factureren. In Factabel voer je eenmalig je KvK-nummer, btw-id en bedrijfsgegevens in — daarna staan die automatisch op elke factuur die je verstuurt, precies zoals de wet dat vereist.

Factabel houdt ook je btw bij: elke factuur die je aanmaakt, telt mee in je btw-overzicht. Aan het einde van het kwartaal weet je precies hoeveel je moet afdragen, zonder dat je zelf in spreadsheets hoeft te rekenen. Zo start je meteen goed georganiseerd.