Een geheimhoudingsovereenkomst (NDA): wanneer teken je?

Een geheimhoudingsovereenkomst, meestal NDA genoemd naar het Engelse non-disclosure agreement, legt vast dat je informatie die je in een samenwerking krijgt niet met anderen deelt of voor jezelf gebruikt.

Voor zzp’ers is het een normaal verschijnsel. Zodra je bij een opdrachtgever binnenkomt zie je cijfers, plannen en systemen die niet voor buiten bedoeld zijn, en het is redelijk dat daar iets over wordt vastgelegd.

Er zijn twee vormen. Eenzijdig: alleen jij verplicht je tot geheimhouding. Wederzijds: jullie allebei. Dat tweede is redelijker zodra je zelf ook iets deelt, bijvoorbeeld je werkwijze of je tarieven.

Ten eerste: hoe is "vertrouwelijke informatie" gedefinieerd? Sommige NDA’s bestempelen letterlijk alles wat je hoort of ziet als vertrouwelijk, ook wat allang openbaar is. Dat is onwerkbaar. Een goede definitie sluit informatie uit die al openbaar was, die je al kende, of die je zelfstandig hebt ontwikkeld.

Ten tweede: hoe lang duurt het? Twee tot vijf jaar na afloop van de opdracht is gebruikelijk. Onbeperkte geheimhouding komt voor en is bij echte bedrijfsgeheimen te verdedigen, maar niet voor alles.

Ten derde: zit er een boetebeding in? Een vast bedrag per overtreding is gebruikelijk, maar let op de hoogte en op de vraag of het bedrag per overtreding of per dag geldt. Een boete van tienduizend euro per dag is geen theoretisch risico.

Ten vierde, en dit is de belangrijkste: staat er een bepaling in die je verbiedt voor vergelijkbare opdrachtgevers te werken? Dat is geen geheimhouding maar een concurrentiebeding, en dat raakt rechtstreeks je vermogen om je brood te verdienen. Als zzp’er kun je meestal niet leven met zo’n beperking.

Een NDA is een contract en dus onderhandelbaar, ook al wordt hij vaak gepresenteerd als een standaardformulier dat je even tekent.

Redelijke verzoeken die zelden op bezwaar stuiten: de definitie van vertrouwelijk beperken tot informatie die als zodanig is aangeduid, de duur terugbrengen naar een concreet aantal jaren, en een boetebeding maximeren.

Ook redelijk: een uitzondering voor het noemen van de opdrachtgever in je portfolio, of ten minste een afspraak dat je daarover in overleg kunt. Een NDA die je verbiedt te vertellen voor wie je hebt gewerkt, kost je opdrachten.

Wordt er niet onderhandeld en zit er een concurrentiebeding of een onbeperkte boete in, dan is niet tekenen een reële optie. De opdracht die je daarmee misloopt is goedkoper dan de opdracht die je jarenlang beperkt.

Meestal is de opdrachtgever degene die een NDA voorlegt, maar er zijn situaties waarin het andersom verstandig is.

Bijvoorbeeld als je in een pitch of een verkennend gesprek je werkwijze, je aanpak of een uitgewerkt idee laat zien. Dat is jouw werk, en zonder afspraak kan het bij een ander terechtkomen.

Zeker bij grotere trajecten waarbij je vooraf een uitgewerkt voorstel maakt, is een korte wederzijdse geheimhoudingsafspraak redelijk. Wees er wel realistisch over: veel opdrachtgevers tekenen niets in een verkennende fase, en dan is je alternatief simpelweg minder detail geven tot er een opdracht ligt.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.

Factabel maakt geen NDA’s. Wat het wel doet is je klantdossier op één plek houden: welke afspraken bij welke opdrachtgever horen, en welke offertes en facturen daaronder vallen.

Werk je onder geheimhouding, dan is dat ook praktisch: je weet welke stukken bij welke klant horen als je later moet kunnen aantonen wat er is uitgewisseld.