Klant betaalt te veel, te weinig of dubbel: wat doe je?

Een verschil tussen bank en factuur is bijna nooit een boekhoudprobleem maar een feitelijk verschil dat je moet benoemen. Pas als je weet welke van de vier het is, ligt de verwerking vast.

Boek het ontvangen bedrag als deelbetaling op de factuur. De factuur blijft openstaan voor het restant, en dat restant blijft gewoon opeisbaar; je hoeft er niets voor aan te passen.

Gaat het om een paar cent door een afrondings- of overboekingsverschil, dan is het vaak niet de moeite om achteraan te gaan. Boek het verschil dan af als kosten en sluit de factuur. Doe dat wel bewust, want anders staat er over een jaar een lijst met openstaande centen die niemand meer durft weg te halen.

Houdt de klant iets in omdat hij het niet eens is met een deel van je werk, dan is dat geen betalingsverschil maar een geschil. Dat los je op met een afspraak, en als de uitkomst is dat je minder factureert, dan pas met een creditnota.

Op het moment dat er meer binnenkomt dan je te vorderen had, heb je een schuld aan je klant. Dat is geen omzet, en het hoort dus ook niet als omzet geboekt te worden.

De schoonste oplossing is terugstorten. Doe dat uit jezelf en meld het even; klanten merken een dubbele betaling vaak zelf pas bij hun eigen afsluiting, en dan is het al vervelend geworden.

Wil de klant het laten staan voor een volgende opdracht, dan boek je het als vooruitontvangen bedrag. Bij de volgende factuur verreken je het. Leg dat wel schriftelijk vast, al is het maar in een mailtje.

Wat je niet doet is een creditnota sturen. Er is niets mis met je factuur; die klopte. Er is alleen te veel geld overgemaakt.

Grotere klanten betalen vaak per betaalronde: één bedrag voor alles wat openstond. Je splitst dat bedrag over de facturen die het dekt.

Klopt het totaal niet precies, kijk dan eerst welke facturen wél volledig gedekt zijn en welke er overblijft. Meestal is er één factuur waarvan de klant een creditnota heeft verrekend of die hij per ongeluk heeft overgeslagen.

Vraag bij twijfel de betaalspecificatie op. Zelf puzzelen tot het uitkomt levert een administratie op die klopt bij toeval, en dat valt bij de volgende ronde uit elkaar.

Een creditnota corrigeert de factuur zelf. Je gebruikt hem als er een verkeerd bedrag op stond, een verkeerd btw-tarief, een verkeerde klant, of als de opdracht deels niet is doorgegaan.

De toets is simpel: verandert er iets aan wat je hebt gefactureerd? Dan een creditnota. Verandert er alleen iets aan wat er is betaald? Dan niet.

Dat onderscheid is niet alleen boekhoudkundig netjes. Een creditnota verlaagt je omzet én je af te dragen btw, en dat hoort alleen te gebeuren als de factuur inderdaad te hoog was.

Bij het factuurstelsel draag je btw af op basis van de factuurdatum, niet van de betaling. Een deelbetaling of een dubbele betaling verandert daar niets aan; je btw stond al vast toen je factureerde.

Alleen een creditnota verandert je btw, en dan in het tijdvak waarin je die uitschrijft. Een teruggestort bedrag is geen creditnota en raakt je btw dus niet.

Bij een factuur kun je een deelbetaling registreren; het openstaande saldo loopt dan gewoon door. Komt de betaling via je bankkoppeling binnen, dan koppel je de transactie aan de juiste factuur, en bij een verzamelbetaling verdeel je het bedrag over meerdere facturen.