Hoe bied je een betalingsregeling aan aan een klant die niet kan betalen?

Een betalingsregeling is zinvol als de klant aannemelijk maakt dat hij tijdelijk financieel krap zit maar wél de intentie heeft te betalen. Denk aan een vaste klant die door een late betaling van zijn eigen opdrachtgever even klem zit, of een starter die cash-flowproblemen heeft maar een gezond bedrijf heeft.

Een regeling is minder slim als de klant al meerdere keren heeft beloofd te betalen en dat niet is nagekomen, of als er signalen zijn van structurele betalingsonwil (faillissementsdreiging, andere schuldeisers die ook niet worden betaald). In die gevallen kun je beter direct escaleren.

Als zzp’er weeg je af: hoeveel ben ik bereid te wachten voor mijn geld, en hoe groot is de kans dat de klant bij een langdurig incassotraject nóg minder betaalt? Soms is zekerheid over gespreid betalen beter dan een onzekere procedure.

Een mondelinge afspraak is juridisch geldig maar bijna onbewijsbaar. Leg de regeling altijd schriftelijk vast — een e-mail waarbij de klant expliciet akkoord gaat is al voldoende, maar een ondertekend document is sterker.

De regeling moet in elk geval bevatten: het totale openstaande bedrag (inclusief eventuele rente en incassokosten), de verdeling in termijnen (bedrag per termijn en exacte betaaldata), het rekeningnummer waarop betaald moet worden, en de bevestiging dat de klant de schuld erkent.

Voeg ook een opeisbaarheidclausule toe: als de klant ook maar één termijn mist, is het volledige resterende bedrag direct en ineens opeisbaar. Dit voorkomt dat je maandenlang blijft wachten terwijl de klant toch niet betaalt.

Gebruik een formulering als de volgende in je schriftelijke betalingsregeling:

"Partijen komen overeen dat bij niet-tijdige betaling van één of meer termijnen, het dan nog openstaande resterende bedrag direct en geheel opeisbaar wordt, zonder dat daarvoor een nadere ingebrekestelling vereist is. In dat geval behoudt [jouw naam/bedrijfsnaam] zich het recht voor om het volledige restbedrag te vorderen via gerechtelijke weg."

Deze clausule geeft je slagkracht: zodra een termijn wordt gemist, kun je direct actie ondernemen voor het totale restbedrag in plaats van per gemiste termijn te moeten procederen.

Stel een herinnering in voor elk betaalmoment. Als een termijn 2-3 dagen te laat is, neem je direct contact op — niet na een week. Kleine vertragingen snel aanpakken voorkomt dat het een gewoonte wordt.

Stuur na elke ontvangen termijn een korte bevestiging: "Bedankt voor je betaling van €X op [datum]. Restant openstaand: €Y." Zo is er nooit discussie over wat er al is betaald.

Overweeg een kleine extra vergoeding als de klant uitstel vraagt — bijvoorbeeld door de eerder genoemde wettelijke handelsrente ook door te laten lopen tijdens de betalingsregeling. Dat compenseert jou voor de later ontvangen betaling en geeft de klant een prikkel om toch snel af te ronden.

De grootste fout is mondelinge afspraken maken. Zonder schriftelijk bewijs kun je niets bewijzen als de klant later ontkent een regeling te hebben getroffen.

Een tweede fout is geen opeisbaarheidclausule opnemen. Zonder die clausule moet je bij elke gemiste termijn opnieuw een procedure starten voor alleen dat deelbedrag — wat tijdrovend en duur is.

Tot slot: te lang doorwachten als een termijn wordt gemist. Doe dat direct. Elke week die je wacht, geeft de klant de indruk dat het niet zo nauw neemt — en beschadigt jouw positie.

Factabel houdt de betaalstatus van elke factuur bij en laat je zien welke betalingen zijn ontvangen en welke nog openstaan. Als je een betalingsregeling hebt afgesproken, kun je in de app bijhouden wanneer elke termijn verwacht wordt en of die is binnengekomen via de bankkoppeling.

Automatische herinneringen kun je instellen op de dagen dat een termijn verwacht wordt, zodat je altijd tijdig weet of de klant zich aan de afspraken houdt.