Welke betalingstermijn spreek je af?

Heb je geen termijn afgesproken en staat er niets op je factuur, dan geldt de wettelijke termijn van dertig dagen na ontvangst van de factuur. Je klant is daarna in verzuim, en dan begint rente te lopen.

Dat is een prima vangnet maar geen goede uitgangspositie, want je hebt dan ook niets afgesproken over rente en incassokosten. Zet daarom altijd een termijn op je factuur en verwijs naar je algemene voorwaarden.

De termijn gaat lopen vanaf ontvangst van de factuur, niet vanaf de factuurdatum. Bij een factuur die je per mail stuurt is dat praktisch hetzelfde; bij post kan er een dag of twee tussen zitten.

Tussen ondernemers mag je een termijn van maximaal zestig dagen afspreken. Langer mag alleen als je kunt aantonen dat het voor geen van beide partijen onbillijk is, en die lat ligt hoog.

Er is een strengere regel voor grote bedrijven die inkopen bij kleine ondernemers en zzp’ers: die mogen geen langere termijn dan dertig dagen afspreken. Doen ze het toch, dan geldt de termijn van dertig dagen alsnog en is er rente verschuldigd over het meerdere.

Bij consumenten geldt geen wettelijk maximum, maar wel de gewone redelijkheid. Veertien dagen is gebruikelijk en wordt zelden als kort ervaren.

Korter afspreken dan de wet mag altijd. Je bent vrij om zeven of veertien dagen te hanteren, mits je klant dat vooraf weet.

Dertig dagen is een gewoonte uit een tijd van papieren facturen en maandelijkse betaalrondes. Voor een zzp’er die zelf zijn cashflow draagt, is het een lange tijd om werk voor te financieren.

In de praktijk levert veertien dagen zelden weerstand op, zeker bij kleinere klanten en particulieren. Bij grote organisaties met vaste betaalcycli heeft het minder effect, want die betalen in hun eigen ritme ongeacht wat er op je factuur staat.

Er is ook een psychologisch effect. Een termijn van dertig dagen betekent dat je factuur een maand lang geen aandacht nodig heeft, en dus een maand lang onderin de stapel ligt. Bij veertien dagen komt hij eerder bovenaan.

Zet de vervaldatum als datum op je factuur, niet alleen als aantal dagen. "Te betalen vóór 28 oktober" is concreter dan "binnen 14 dagen" en scheelt je klant het rekenwerk.

Een iDEAL-betaallink in de factuurmail haalt de grootste praktische drempel weg: je klant kan betalen op het moment dat hij eraan denkt, in plaats van het te bewaren tot hij achter zijn bankomgeving zit.

Bij nieuwe klanten of grotere bedragen is een aanbetaling gebruikelijk en redelijk. Spreek dat af in je offerte, niet achteraf.

Een korting voor snelle betaling kan, maar reken uit wat het je kost. Twee procent korting bij betaling binnen zeven dagen klinkt klein en is op jaarbasis een fors rendement dat je weggeeft.

In Factabel stel je je standaardtermijn in en zet je hem per klant anders als dat nodig is. De vervaldatum komt als datum op de factuur, en je ziet in één overzicht welke facturen over de termijn zijn.

Een iDEAL-betaallink zet je met een schakelaar aan, zodat betalen een klik is in plaats van een handeling in de bankapp.