Wat is een proforma factuur en wanneer gebruik je er een?
Een proforma factuur lijkt op een factuur, maar telt er niet als een. Het is een vooraankondiging die je gebruikt om een klant vooraf het bedrag te tonen, een vooruitbetaling te vragen of een zending door de douane te krijgen. In deze gids lees je precies wat een proforma is, waarvoor je er een gebruikt, en hoe het zit met de btw en het omzetten naar een echte factuur.
± 5 min lezen
Kort antwoord
Een proforma factuur is een vooraankondiging die eruitziet als een factuur, maar uitdrukkelijk geen echte factuur is; je zet er duidelijk "proforma" op. Je gebruikt hem om een klant vooraf het exacte bedrag en de specificatie te tonen, om een vooruitbetaling te vragen voordat je levert, of als document voor de douane bij internationale zendingen. Er is geen btw mee verschuldigd en hij telt niet mee als verkoopfactuur. De btw-verplichtingen ontstaan pas met de echte factuur, die je stuurt bij of na levering of betaling.
Wat een proforma factuur is
Een proforma factuur is een document dat oogt als een factuur, met bedragen en specificaties, maar dat geen echte factuur is. Het laat je klant vooraf precies zien wat hij gaat betalen, zonder dat het al een definitieve, geboekte factuur is. Cruciaal is dat je er duidelijk "proforma" of "proforma factuur" op zet, zodat er geen misverstand is.
Waarvoor je er een gebruikt
Een proforma factuur is in een paar situaties handig:
- Vooruitbetaling vragen: je toont het bedrag voordat je levert, zodat je klant kan betalen
- Prijszekerheid geven: je klant weet exact wat het wordt, gedetailleerder dan een offerte
- Douane: bij internationale zendingen vraagt de douane vaak om een proforma als waardeopgave
- Interne goedkeuring: grotere klanten hebben soms een proforma nodig om een betaling intern te laten goedkeuren
Verschil met een offerte en een echte factuur
Een offerte is een aanbod ("dit zou het kosten"); een proforma is een concretere aankondiging van wat je gaat factureren ("dit ga ik in rekening brengen"). Beide zijn vrijblijvend voor de btw. Een echte factuur is het sluitstuk: dáármee ontstaan de btw-verplichtingen en die boek je in je verkoopadministratie met een uniek nummer.
Geen btw en niet in je verkoopadministratie
Omdat een proforma factuur geen echte factuur is, ontstaan er geen btw-verplichtingen en boek je hem niet als verkoopfactuur. Geef een proforma daarom ook geen nummer uit je echte factuurreeks; gebruik eventueel een aparte aanduiding. Pas als je daadwerkelijk levert of de (aan)betaling ontvangt, stuur je de echte factuur en gelden de gewone factuur- en btw-regels.
Let op: ontvang je een vooruitbetaling, dan ben je daarover meestal al btw verschuldigd op het moment van betaling. Dan stuur je voor die aanbetaling een echte (aanbetalings)factuur, geen proforma.
Omzetten naar een echte factuur
Gaat de opdracht door, dan zet je de proforma om naar een echte factuur: dezelfde regels en bedragen, maar nu met een uniek factuurnummer uit je reeks en de aanduiding "factuur". Vanaf dat moment telt hij mee voor je btw en je administratie.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies.
Hoe Factabel helpt
In Factabel maak je netjes onderscheid tussen wat vrijblijvend is (offerte) en wat telt (factuur). Een geaccepteerde offerte zet je met één klik om naar een echte factuur met een doorlopend nummer, zodat je nooit per ongeluk een vooraankondiging als echte factuur boekt.
Veelgestelde vragen
Nee. Het is een vooraankondiging. Er is geen btw mee verschuldigd en hij telt niet als verkoopfactuur. De echte factuur stuur je bij levering of bij ontvangst van de (aan)betaling.
Bij voorkeur niet uit je echte factuurreeks, want dan zou er een gat ontstaan. Gebruik eventueel een aparte aanduiding. Het echte nummer komt pas op de echte factuur.
Ja, daarvoor is hij handig. Maar ontvang je de betaling, dan ben je daarover meestal btw verschuldigd en stuur je een echte aanbetalingsfactuur, geen proforma.
Een offerte is een aanbod; een proforma is een concretere aankondiging van wat je gaat factureren. Geen van beide levert btw-verplichtingen op; de echte factuur wel.