Wat is een proforma factuur en wanneer gebruik je er een?
Een proforma factuur lijkt op een factuur, maar telt niet als echte factuur. Hier lees je waarvoor je ’m gebruikt.
± 3 min lezen
Kort antwoord
Een proforma factuur is een vooraankondiging die eruitziet als een factuur, maar geen echte factuur is. Je gebruikt ’m bijvoorbeeld om een klant vooraf het bedrag te laten zien, om een vooruitbetaling te vragen, of voor de douane. Er is geen btw mee verschuldigd en hij telt niet mee in je administratie als verkoopfactuur. Pas als je de echte factuur stuurt, ontstaan de btw-verplichtingen.
Wat een proforma factuur is
Een proforma factuur is een document dat oogt als een factuur, maar uitdrukkelijk geen echte factuur is. Het laat je klant vooraf zien wat hij gaat betalen, zonder dat het al een definitieve, geboekte factuur is. Je zet er duidelijk "proforma" op.
Waarvoor je ’m gebruikt
Een proforma factuur is handig in een paar situaties: om een klant vooraf het bedrag en de specificatie te tonen, om een vooruitbetaling te vragen voordat je levert, of als document voor de douane bij internationale zendingen. Het is een hulpmiddel, geen betalingsverplichting in de boekhoudkundige zin.
Geen btw en niet in je verkoopadministratie
Omdat een proforma factuur geen echte factuur is, ontstaan er geen btw-verplichtingen en boek je ’m niet als verkoopfactuur. Pas als je daadwerkelijk levert en de echte factuur stuurt, gelden de gewone factuur- en btw-regels.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies.
Veelgestelde vragen
Nee. Het is een vooraankondiging. Er is geen btw mee verschuldigd en hij telt niet als verkoopfactuur. De echte factuur stuur je bij levering.
Je kunt ’m gebruiken om een vooruitbetaling te vragen. Voor de btw en je administratie geldt de echte factuur die je daarna opstelt.