Hoe maak je een beginbalans als je start of overstapt?

Begin je met een schone lei en heb je niets ingebracht, dan is je beginbalans bijna leeg: wat geld op je rekening en verder niets. Je kunt hem dan in vijf minuten maken.

Interessanter wordt het als je iets meeneemt. Een laptop die je privé had en nu zakelijk gebruikt, een auto, een voorraad, of geld dat je zelf inlegt. Dat hoort er allemaal op, tegen de waarde die het op dat moment heeft.

De lastigste variant is een overstap halverwege het jaar. Dan begint je nieuwe administratie niet bij nul, en moet de openingsstand precies aansluiten op waar je oude systeem stopte.

Een balans heeft twee kanten die altijd even groot zijn. Links wat je hebt, rechts waar het vandaan komt.

De laptop van vorig jaar zet je niet voor de nieuwprijs op de balans, maar voor wat hij nu waard is. Een redelijke schatting volstaat, mits je die kunt onderbouwen: de aanschafprijs, de datum, en een normale afschrijvingstermijn.

Vanaf dat bedrag schrijf je verder af over de resterende gebruiksduur. Zet je hem te hoog op de balans, dan trek je meer af dan je hebt uitgegeven, en dat valt bij een controle op.

Kleine spullen onder de vijfhonderd euro hoef je niet op de balans te zetten; die zijn kosten. Bewaar de aankoopbewijzen wel.

Kies een datum die samenvalt met het begin van een btw-tijdvak, dus de eerste dag van een kwartaal. Middenin een tijdvak overstappen betekent dat je één aangifte uit twee systemen moet samenstellen, en daar ontstaan de fouten.

Wat je overneemt is de eindstand van je oude systeem: je saldibalans op die datum. Openstaande facturen aan klanten neem je over als debiteuren, rekeningen die jij nog moet betalen als crediteuren.

Wat je niet doet is die oude facturen opnieuw invoeren als omzet. De omzet is al geboekt en al aangegeven; hem nog eens invoeren maakt je jaaromzet dubbel. Je neemt alleen het openstaande bedrag over, als vordering.

Je oude administratie bewaar je gewoon. Die telt mee voor de bewaarplicht van zeven jaar en hoeft niet mee te verhuizen.

Dit is de post die het vaakst wordt overgeslagen. Op je overstapdatum heb je vrijwel altijd een openstaande btw-positie: btw over het lopende tijdvak die je nog moet afdragen, of die je terugkrijgt.

Zet dat bedrag op de balans, aan de kant waar het hoort. Doe je dat niet, dan lijkt je eerste btw-aangifte uit het nieuwe systeem te laag of te hoog, en ga je zoeken naar een fout die er niet is.

Tel beide kanten op. Ze horen exact gelijk te zijn. Is dat niet zo, dan is het verschil geen afrondingskwestie maar een post die je vergeten bent.

In de praktijk zit het verschil bijna altijd in één van drie dingen: een openstaande factuur die je niet hebt meegenomen, de btw-stand, of het eigen vermogen dat je nog moet invullen. Dat laatste is trouwens vaak de sluitpost: wat er overblijft nadat je alles hebt ingevuld, is wat je zelf in de zaak hebt zitten.

Stel je stapt over per 1 juli. Op je zakelijke rekening staat € 4.200. Twee klanten moeten je nog € 3.630 betalen. Je laptop is nog € 900 waard. Je hebt een onbetaalde rekening van € 480 liggen en je moet nog € 1.150 btw afdragen.

Links staat dan € 4.200 plus € 3.630 plus € 900, samen € 8.730. Rechts € 480 plus € 1.150, samen € 1.630. Het verschil van € 7.100 is je eigen vermogen. Beide kanten komen daarmee op € 8.730 uit en de balans sluit.