Hoe bereken je incassokosten volgens de WIK-staffel?
Als een klant niet betaalt, mag je in veel gevallen buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. De hoogte hiervan is wettelijk vastgelegd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Hier lees je hoe de staffel werkt, wat het minimum is en wanneer je de kosten mag vorderen.
± 7 min lezen
Kort antwoord
Incassokosten bij niet-betaling zijn wettelijk genormeerd via de WIK-staffel: een aflopend percentage over de hoofdsom per schijf, met een wettelijk minimum van €40. Bij consumenten moet je eerst een kosteloze 14-dagenbrief sturen vóórdat je de kosten mag rekenen. Bij zakelijke klanten mag dat direct als je voorwaarden dat toestaan.
Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?
Buitengerechtelijke incassokosten (BGK) zijn de kosten die je maakt om een vordering buiten de rechter om te innen — denk aan aanmaningen sturen, een incassobureau inschakelen of zelf tijd besteden aan het opvolgen van de wanbetaler. Omdat er vroeger veel misbruik was (veel te hoge rekeningen sturen), heeft de wetgever de kosten in 2012 genormeerd via de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK).
De WIK geldt voor vorderingen op particuliere consumenten én — tenzij anders overeengekomen in de algemene voorwaarden — voor vorderingen op zakelijke debiteuren. Voor zakelijke debiteuren kun je in je algemene voorwaarden een andere (hogere of lagere) vergoeding afspreken; bij consumenten ben je altijd gebonden aan de WIK-maxima.
Belangrijk: de incassokosten zijn een vergoeding voor jouw inspanningen of die van het incassobureau. Ze komen bovenop de hoofdsom en eventuele wettelijke handelsrente, en zijn apart vorderbaar.
De WIK-staffel: percentages per schijf
De WIK-staffel berekent de incassokosten als een percentage over de hoofdsom, waarbij het percentage afloopt naarmate de vordering groter wordt. De staffel is opgebouwd in vijf schijven. Het exacte staffelpercentage per schijf kun je altijd controleren op rijksoverheid.nl of wetten.nl — hieronder zijn illustratieve percentages ter uitleg van het mechanisme.
Indicatieve staffel (controleer de exacte waarden op wetten.nl): over de eerste €2.500 circa 15%; over het meerdere tot €5.000 circa 10%; over het meerdere tot €10.000 circa 5%; over het meerdere tot €200.000 circa 1%; over het meerdere boven €200.000 circa 0,5%. Het resultaat is altijd minimaal €40, ook als de berekening lager uitkomt.
De staffel werkt cumulatief: je berekent het percentage per schijf en telt de deelbedragen op. Dit zorgt ervoor dat grote vorderingen niet onevenredig hoge incassokosten opleveren.
Rekenvoorbeeld: factuur van €2.000
Stel: een klant betaalt een factuur van €2.000 niet. Je wilt weten hoeveel incassokosten je maximaal mag vorderen.
De volledige €2.000 valt in de eerste schijf (tot €2.500). Met een illustratief percentage van 15%: €2.000 × 15% = €300.
Het resultaat (€300) ligt boven het wettelijk minimum van €40, dus je mag €300 aan incassokosten vorderen — bovenop de hoofdsom van €2.000 en eventuele wettelijke handelsrente. Totaal te vorderen: €2.300 + handelsrente.
Nog een voorbeeld: een factuur van €800. 15% van €800 = €120. Dat ligt boven het minimum van €40, dus je mag €120 vorderen. Bij een factuur van €200: 15% × €200 = €30 — dat is onder het wettelijk minimum, dus je mag toch €40 rekenen.
De 14-dagenbrief: verplicht bij consumenten
Bij een consument (particulier) geldt een extra voorwaarde: je mag pas incassokosten rekenen nadat je een kosteloze aanmaning hebt gestuurd met een betaaltermijn van minimaal 14 dagen. Dit heet de "14-dagenbrief." Pas als na die 14 dagen nog niet is betaald, zijn de incassokosten opeisbaar.
De brief moet expliciet vermelden: het openstaande bedrag, de nieuwe betaaltermijn van minimaal 14 dagen, en de mededeling dat je na die termijn incassokosten zult rekenen en wat de hoogte daarvan is. Een brief zonder al deze elementen telt niet mee.
Bij zakelijke debiteuren geldt de 14-dagenverplichting niet automatisch — maar check altijd je eigen algemene voorwaarden. Als je daarin geen regeling hebt getroffen, mag je de WIK-kosten direct opeisen zodra de betaaltermijn is verstreken.
- Consument: eerst kosteloze 14-dagenbrief sturen met bedrag + nieuwe termijn + aankondiging kosten
- Zakelijke klant: geen 14-dagenverplichting als je voorwaarden dat niet vereisen
- Brief moet inhoud hebben: bedrag, termijn én hoogte van de te verwachten incassokosten
- Bewaar altijd bewijs van verzending (aangetekend of e-mail met leesbevestiging)
Veelgemaakte fouten bij incassokosten
De meest voorkomende fout is incassokosten vorderen bij een consument zonder eerst de verplichte 14-dagenbrief te hebben gestuurd. In dat geval zijn de kosten niet opeisbaar en loop je het risico dat een rechter ze niet toewijst.
Een andere fout is de incassokosten optellen bij de btw-grondslag voor de btw-aangifte. Incassokosten zijn een schadevergoeding, geen vergoeding voor een dienst, en zijn dus in principe niet btw-belast.
Tot slot vergeten veel zzp’ers de incassokosten apart te specificeren op de aanmaning. Vermeld altijd: hoofdsom, rente, incassokosten en het totaal — zo is de vordering transparant en sta je sterker als het toch naar de rechter gaat.
- Geen 14-dagenbrief bij consument: kosten zijn niet opeisbaar
- BTW over incassokosten rekenen: dat is in de meeste gevallen niet correct
- Niet specificeren: vermeld altijd afzonderlijk: hoofdsom, rente, incassokosten, totaal
- Te hoog berekenen: houd je aan de WIK-maxima — hogere bedragen zijn bij consumenten nietig
Hoe Factabel helpt
Factabel stuurt automatische betalingsherinneringen op het moment dat jij aangeeft — zo mis je de 14-dagentermijn nooit. Je ziet per factuur de betaalstatus en hoeveel dagen een factuur al openstaat.
Wil je een formele aanmaning sturen? Dan doe je dat vanuit de app, inclusief een iDEAL-betaallink zodat de klant direct en eenvoudig kan betalen. De koppeling met je bank zorgt ervoor dat binnenkomende betalingen automatisch worden afgelettered, zodat je weet welke facturen daadwerkelijk voldaan zijn.
Veelgestelde vragen
Ja. De WIK-staffel bepaalt het maximumbedrag dat je mag doorberekenen aan de debiteur. Het incassobureau kan meer kosten in rekening brengen aan jou, maar dat meerdere moet je zelf dragen — je kunt het niet volledig verhalen op de schuldenaar.
Bij consumenten niet — de WIK-maxima zijn dwingend recht. Bij zakelijke klanten kun je in de algemene voorwaarden een hogere of andere vergoeding overeenkomen, mits dit redelijk is.
De incassokosten worden berekend over het oorspronkelijk openstaande bedrag op het moment dat de betalingstermijn verstreek. Een latere deelbetaling verlaagt het bedrag waarover je incassokosten mag rekenen niet met terugwerkende kracht.
Nee, in de meeste gevallen niet. Incassokosten zijn een schadevergoeding, geen vergoeding voor een prestatie, en vallen daarmee buiten de btw-heffing. Raadpleeg je boekhouder bij twijfel.
Je kunt de kosten vorderen via de kantonrechter. Zorg dat je de 14-dagenbrief (bij consument) kunt aantonen en dat de berekening conform de WIK-staffel is. Een rechter wijst de kosten dan doorgaans toe.