Hoe bereken je een dagtarief als zzp'er?

Een werkdag telt officieel 8 uur, maar declarabele uren zijn de uren die je daadwerkelijk productief besteedt aan het werk van de klant. Pauzes declareer je niet. Reistijd declareer je soms wel, soms niet — afhankelijk van je afspraken (zie ook /gidsen/reiskosten-factureren). Voorbereidingstijd en naverwerking vallen soms binnen, soms buiten de opdracht.

De gangbare norm voor declarabele uren op een volle dag is 6 tot 7 uur. Bij een intensieve workshop op locatie met reistijd erbij kun je uitkomen op 6 uur; bij een dag kantoorwerk achter je bureau eerder op 7. Ga je voor 8 uur, dan zit je weinig speling in voor koffiepauzes, afstemming of kleine verstoringen — dat kan je dagtarief kunstmatig laag maken.

Stel je rekent €85 per uur en je hanteert 7 declarabele uren als dagbasis.

Een afgerond dagtarief is makkelijker te onthouden, te vergelijken en te accepteren dan een getal als €612,50. Rond af naar het dichtstbijzijnde ronde getal (€600, €650, €700) dat past bij je markt. Klanten vergelijken dagtarieven sneller dan uurtarieven — een dagtarief van €650 roept minder vragen op dan 'ik doe €92,86 per uur'.

Let op: een dagtarief hoeft niet hetzelfde te zijn als 8 × je uurtarief. De meeste freelancers hanteren bewust een licht lagere dagprijs dan 8 × uur, omdat een vaste dag efficiënter is (minder verkoopkosten, zekerheid over de dagvulling) en de klant een zichtbaar 'voordeel' ervaart ten opzichte van losse uren.

Rekening houdend met bovenstaand voorbeeld: 8 × €85 = €680. Een dagtarief van €650 geeft de klant een symbolisch voordeel van €30 en jou een vaste dag werk — dat is voor beide partijen een prettige deal.

Bied je ook halve dagen aan? Hanteer dan niet simpelweg 50% van je dagtarief. Halve dagen kosten je relatief meer opstarttijd, reistijd en uitloop dan volle dagen. Een gangbare vuistregel is 60–65% van je volledige dagtarief voor een dagdeel.

Voorbeeld: dagtarief €650. Dagdeeltarief: 60% = €390. Dat is eerlijker dan €325 (50%), zeker als je voor een dagdeel ook reistijd maakt.

Wil je een meerdaagse opdracht aanbieden? Geef dan een apart meerdaags tarief. Twee opeenvolgende dagen zijn efficiënter dan twee losse dagen (één reisbeweging minder, minder projectswitching) — een klein volumekorting van 5–10% op de tweede dag is gebruikelijk.

Een dagtarief werkt het best bij: workshops, trainingen en lezingen, begeleiding op locatie bij de klant, adviesgesprekken of assessmentdagen, projectmatige bijdragen waarbij de klant een hele dag van jouw beschikbaarheid inkoopt.

Bij een dagtarief hoef je geen uren bij te houden en te specificeren — de klant betaalt voor jouw aanwezigheid en expertise gedurende de dag. Dat maakt de administratie eenvoudiger en het gesprek over de rekening minder precies ('was het nou 6 uur 45 of 7 uur?').

Voor lopend werk, adviesrelaties of projecten met wisselende intensiteit werkt een uurtarief beter.

Fout 1: dagtarief berekenen op basis van 8 uur, inclusief reistijd en pauzes. Dan werk je effectief voor minder dan je uurtarief.

Fout 2: geen afspraken maken over wat 'een dag' inhoudt. Spreek vooraf af: van hoe laat tot hoe laat, inclusief of exclusief reistijd, en of er lunchtijd in begrepen is.

Fout 3: geen schriftelijke bevestiging van het dagtarief sturen. Verstuur altijd een offerte of opdrachtbevestiging, ook voor enkelvoudige dagklussen.

In Factabel maak je snel een offerte of factuur voor een dagtarief. Voeg één factuurregel in met de omschrijving 'Workshopdag [datum]', het aantal dagen (of dagdelen) en je dagtarief. Je klant tekent de offerte digitaal en jij stuurt na afloop de factuur — de gegevens worden automatisch overgenomen.

Wil je een meerdaagse opdracht in fasen factureren? Splits de factuur in meerdere regels of stuur deelfacturen per dag. In Factabel zie je bovendien in je omzetoverzicht hoeveel je hebt verdiend per klant en per type opdracht.