Hoe hou je een kasadministratie bij als zzp’er?

Je hebt een kasadministratie nodig zodra je contant geld ontvangt of uitgeeft als ondernemer. Dat geldt voor elke euro die niet via de bank loopt: contante betalingen van klanten, contante aankopen op de markt, kleine kasuitgaven zoals parkeermunten of drankjes voor een zakelijke lunch.

Voor zzp’ers die uitsluitend via de bank betaald worden en zelf ook alleen pinnen of overboeken, is een kasboek in de praktijk niet nodig — er zijn simpelweg geen contante transacties om te registreren. Maar zodra er één euro contant binnenkomt of uitgaat, moet die geregistreerd worden.

Houd er rekening mee dat winkels en horecagelegenheden bij wet een kasregistratie moeten bijhouden via een kassa of kassasysteem. Als zzp-dienstverlener (tekstschrijver, ontwerper, consultant) die één keer per maand een contante betaling ontvangt, volstaat een eenvoudig kasboek.

Een kasboek heeft minimaal de volgende kolommen:

Hieronder een mini-voorbeeld van een kasboek voor een week:

01-03 | Beginsaldo | — | — | €150,00

03-03 | Contante betaling factuur 2026-038, klant De Vries | €200,00 | — | €350,00

05-03 | Parkeerkosten klantbezoek Amsterdam | — | €5,00 | €345,00

06-03 | Koffie zakelijk overleg | — | €8,50 | €336,50

07-03 | Privé-opname uit kas | — | €100,00 | €236,50

De privé-opname (€100) is geen kostenpost maar een onttrekking aan het eigen vermogen. In de boekhoudkundige journaalpost boek je debet op de privé-rekening en credit op de kasrekening.

In de echte wereld kan een fysieke kas nooit negatief zijn: je kunt niet meer contant geld uitgeven dan er in de la ligt. Een negatief kassaldo in de boekhouding is dus een directe aanwijzing dat er boekingen ontbreken (niet alle ontvangsten zijn geregistreerd), er fouten in de administratie zitten, of dat er privé-stortingen of -opnamen niet correct zijn verwerkt.

De Belastingdienst beschouwt een negatieve kas als een ernstige onregelmatigheid. Bij een boekenonderzoek of belastingcontrole kan het leiden tot een herberekening van de omzet en een naheffing, omdat de veronderstelling is dat er niet-aangegeven inkomsten zijn.

Controleer daarom elke week of je kassaldo logisch is. Komt het niet overeen met het bedrag dat je fysiek in je portemonnee of la hebt? Dan is er iets mis en moet je de fout opsporen.

Je mag een kasboek zowel op papier als digitaal bijhouden. Digitaal heeft de voorkeur: het is makkelijker te doorzoeken, te back-uppen en te bewaren. Een eenvoudig spreadsheet of de kasboekfunctie in je boekhoudprogramma voldoet.

Digitale kasboeken moeten wel voldoen aan de bewaarplicht: 7 jaar, toegankelijk en onveranderd bewaard. Sla de bestanden op in een veilige cloudopslag die je ook na meerdere jaren nog kunt raadplegen.

Tip: fotografeer altijd de bonnetjes van contante uitgaven. Bonnetjes van thermisch papier vervagen snel; een digitale kopie is voldoende bewijs voor de Belastingdienst zolang de informatie leesbaar is.

De meest gemaakte fout is de kas niet dagelijks of wekelijks bijhouden. Achteraf reconstrueren welke uitgaven contant waren is frustrerend en onbetrouwbaar. Plan een vast moment — elke vrijdag — om de week bij te werken.

Een andere fout is privé-opnamen niet apart zetten. Als je contant geld uit je bedrijfspas pint voor privégebruik, moet dat als privé-opname in het kasboek staan, niet als bedrijfskosten. Hetzelfde geldt voor privé-stortingen in de kas.

Tot slot vergeten sommige ondernemers kleine bonnetjes (parkeren, koffie) te bewaren. Geen bonnetje = geen aftrekbare kostenpost. Maak meteen een foto met je telefoon.

Factabel maakt het bijhouden van kleine contante uitgaven eenvoudig via Bonnie: scan het bonnetje met je telefoon en de gegevens worden automatisch ingelezen en geboekt. Zo hoef je nooit meer handmatig een bedrag over te typen en raak je geen bonnetje kwijt.

Voor contante ontvangsten kun je in Factabel een kasboekregel toevoegen en direct koppelen aan de bijbehorende factuur. Het kasboeksaldo blijft daarmee altijd positief en in lijn met je feitelijke kassaldo — precies wat de Belastingdienst verwacht.