Wanneer schakel je een incassobureau in (en hoe werkt het)?

Voordat je iemand anders inschakelt, doorloop je zelf de eerste stappen: een vriendelijke betalingsherinnering, en daarna een aanmaning met een laatste termijn. Bij particuliere klanten is een laatste aanmaning, de 14-dagenbrief, zelfs verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. Levert dat niets op, dan is het tijd om op te schalen.

Een incassobureau neemt het aanmanen van je uit handen in wat het minnelijke traject heet: er is nog geen rechter bij betrokken. Het bureau stuurt brieven, belt, en probeert je klant alsnog te laten betalen of een regeling te treffen.

Belangrijk om te weten: een incassobureau heeft geen bijzondere bevoegdheden. Het mag aanmanen en onderhandelen, maar het mag géén beslag leggen op loon of spullen en kan niemand dagvaarden. Dat klinkt zwaar, maar de druk van een professioneel bureau is vaak al genoeg om een betaling los te krijgen.

Betaalt je klant ook na het minnelijke traject niet, dan kun je naar het gerechtelijke traject. Daarvoor heb je een gerechtsdeurwaarder nodig: een door de overheid benoemde functionaris die wél officiële handelingen mag verrichten. De deurwaarder dagvaardt je klant, en de rechter beoordeelt de zaak.

Krijg je gelijk, dan volgt een vonnis. Met dat vonnis kan de deurwaarder vervolgens beslag leggen, bijvoorbeeld op loon of de bankrekening, en de vordering innen. Het gerechtelijke traject is krachtiger, maar ook duurder en bewerkelijker; het loont vooral bij grotere bedragen of een klant die echt niet meewerkt.

Bij een te late betaling mag je een vergoeding voor incassokosten in rekening brengen. Die volgt een wettelijke staffel: een percentage van de hoofdsom met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Daarnaast mag je rente rekenen: voor zakelijke klanten de wettelijke handelsrente, die een stuk hoger ligt dan de gewone wettelijke rente en elk halfjaar opnieuw wordt vastgesteld.

Het verschil tussen zakelijk en particulier telt hier zwaar. Bij een zakelijke klant zijn de incassokosten verschuldigd zodra de betaaltermijn is verstreken. Bij een particulier moet je eerst de 14-dagenbrief hebben gestuurd; deed je dat niet, dan vervalt je recht op de incassokosten.

Veel incassobureaus werken voor ondernemers op basis van "no cure no pay": betaalt je klant, dan worden de kosten grotendeels op de klant verhaald. Voor het gerechtelijke traject betaal je griffierecht (de kosten van de rechtbank) en deurwaarderskosten; win je, dan worden die meestal (deels) op je klant verhaald, maar je loopt wel een voorschot- en procesrisico, zeker als je klant de vordering betwist.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Bij een betwiste of grote vordering is het verstandig vooraf advies te vragen aan een incassopartij, jurist of je rechtsbijstandsverzekeraar.

De beste incasso is de factuur die gewoon op tijd betaald wordt. In Factabel zie je per factuur of die bekeken en betaald is, verstuur je een iDEAL-betaallink die betalen makkelijk maakt, en stuur je met een paar klikken een herinnering zodra een termijn verstrijkt. Zo houd je je openstaande facturen kort, en kom je veel minder vaak in een incassotraject terecht.