Hoeveel geld moet je reserveren voor de belasting als zzp’er?

Als werknemer wordt belasting van je loon afgehaald voordat je het ziet. Wat er op je rekening komt is van jou. Als zzp’er is dat omgedraaid: je ontvangt het hele factuurbedrag, inclusief btw, en betaalt pas later. Een deel van dat geld is nooit van jou geweest.

Dat gaat vooral mis in het eerste en tweede jaar. In je eerste jaar krijg je meestal nog geen voorlopige aanslag, dus betaal je pas na je aangifte, soms meer dan een jaar na de omzet waar het over gaat. In je tweede jaar komen dan twee dingen samen: de aanslag over je eerste jaar én de voorlopige aanslag over het lopende jaar. Wie in jaar één niets reserveerde, krijgt in jaar twee een dubbele rekening.

Er is nog een reden waarom het misgaat, en die is subtieler: de btw voelt als omzet. Op je bankrekening staat het bedrag inclusief btw, en dat is het getal dat je ziet. Voor je gevoel heb je 1.210 euro verdiend terwijl je er 1.000 verdiende en 210 euro voor de Belastingdienst vasthoudt.

Je komt twee getallen tegen en ze lijken elkaar tegen te spreken. De ene zegt 30 tot 40 procent, de andere zegt de helft. Beide kloppen; ze rekenen alleen over een ander bedrag.

De eerste regel gaat over je winst en dekt alleen de inkomstenbelasting. Reserveer 30 tot 40 procent van je winst, dus van je omzet min je zakelijke kosten. Die regel is precies, maar je kunt er op het moment dat er geld binnenkomt weinig mee: je winst weet je pas aan het eind van het jaar.

De tweede regel gaat over wat er daadwerkelijk op je rekening komt en dekt btw én inkomstenbelasting samen. Zet de helft van het binnengekomen bedrag apart. Die regel is grover, maar je past hem toe op het moment dat de betaling binnenkomt, en dan heb je het geld nog.

Voor de meeste zzp’ers werkt de tweede beter, om een reden die niets met rekenen te maken heeft: je doet hem meteen, niet achteraf. Een regel die je toepast is meer waard dan een preciezere regel die je vergeet.

Neem een factuur van 1.000 euro exclusief btw. Met 21 procent btw staat er 1.210 euro op je rekening zodra je klant betaalt.

Daarvan draag je 210 euro btw af. Over de 1.000 euro winst betaal je inkomstenbelasting; ga even uit van een effectief tarief van 35 procent, dan is dat 350 euro. Samen 560 euro, van de 1.210 die binnenkwam. Dat is 46 procent.

Vandaar de vuistregel van 50 procent: hij dekt de 46 die je nodig hebt en houdt een kleine marge. Die marge is er niet voor niets, want de effectieve belastingdruk verschilt per persoon en per jaar.

Heb je zakelijke kosten, dan wordt de marge groter in plaats van kleiner. Kosten verlagen namelijk twee dingen tegelijk: je winst, en dus je inkomstenbelasting, én je btw-afdracht, want de btw die je op je kosten betaalde mag je als voorbelasting aftrekken. Bij 300 euro kosten op diezelfde factuur zak je van 560 naar 392 euro, oftewel 32 procent van het binnengekomen bedrag.

Een vuistregel die je nooit tegen het licht houdt, wordt op een gegeven moment onzin. Twee situaties waarin de 50 procent scheef zit.

Te veel reserveer je als je winst laag is. De ondernemersaftrek, de mkb-winstvrijstelling en de heffingskortingen drukken de effectieve belastingdruk bij lagere winsten fors, soms tot ver onder de 30 procent. Ook als je veel zakelijke kosten hebt, reserveer je met een vlakke 50 procent te veel. Dat is geen ramp: dat geld blijft van jou en je hebt een buffer. Maar als je krap zit, is het zonde om onnodig veel vast te zetten.

Te weinig kan het worden bij een hoge winst zonder veel aftrekposten, of als je naast je onderneming ander inkomen hebt waardoor je in een hoger tarief valt. In die situaties is 50 procent van het binnengekomen bedrag krap, en kun je beter met een percentage over je winst werken en dat laten doorrekenen.

Val je onder de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en hoef je die dus ook niet te reserveren. Voor jou geldt alleen de eerste vuistregel, over je winst. Reken je dan met 50 procent van het binnengekomen bedrag, dan zet je fors te veel opzij.

Er zijn twee manieren om dit praktisch in te richten, en ze werken allebei. Kies er één en houd hem vol.

Samen, op één spaarrekening: bij elke binnengekomen betaling zet je de helft opzij. Van die pot betaal je elk kwartaal je btw-aangifte en straks je aanslag. Simpel, één handeling, en je hoeft nooit te rekenen. Nadeel is dat je in die pot niet ziet wat btw is en wat belasting, dus je moet je aangiftedata kennen.

Apart, twee potjes: het btw-bedrag gaat direct naar een btw-potje, en van het resterende bedrag zet je 30 tot 40 procent apart voor de inkomstenbelasting. Iets meer werk, maar je ziet precies waar je staat, en na elke btw-aangifte is dat potje weer leeg.

Wat in beide gevallen helpt is een aparte rekening, niet een apart bedrag in je hoofd. Geld dat op je betaalrekening staat, geef je uit. Een spaarrekening die je niet aan je pinpas hebt gekoppeld is de goedkoopste discipline die er bestaat.

Reserveren is één ding, maar er is ook een manier om te voorkomen dat het bedrag ooit zo groot wordt: de voorlopige aanslag. Daarmee betaal je gespreid over het jaar in maandelijkse termijnen, op basis van een schatting van je winst.

Het voordeel is dat je nooit voor een bedrag komt te staan dat je niet kunt overzien. Bovendien vermindert het het risico op belastingrente, die je betaalt als je pas laat na afloop van het jaar afrekent.

Schat je winst realistisch en pas je voorlopige aanslag aan zodra je merkt dat het anders loopt. Dat kan gedurende het jaar. Schat je te laag in, dan betaal je het verschil alsnog achteraf; schat je te hoog, dan krijg je het terug, maar heb je ondertussen geld vastgezet dat je had kunnen gebruiken.

Let op: een voorlopige aanslag vervangt je reservering niet volledig. Hij dekt de inkomstenbelasting, niet je btw. Die blijft je elk kwartaal zelf afdragen.

De eerste is het bedrag inclusief btw als omzet zien. Zeker in het begin, als er nog geen btw-aangifte is geweest, voelt een goed gevulde rekening als een goed jaar. Het kwartaal erna blijkt een vijfde ervan nooit van jou te zijn geweest.

De tweede is reserveren op je betaalrekening. Het bedrag klopt, de discipline niet. Zodra er een grote uitgave langskomt, is het gereserveerde geld het eerste dat eraan gaat, en dat merk je pas als de aanslag komt.

De derde is vergeten dat het tweede jaar dubbel is. Wie in jaar één netjes reserveert maar niet weet dat er in jaar twee ook een voorlopige aanslag over het lopende jaar komt, reserveert alsnog te weinig.

De vierde is je percentage nooit herzien. Groeit je winst, dan stijgt je effectieve belastingdruk mee. Een percentage dat drie jaar geleden klopte, klopt nu waarschijnlijk niet meer.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Voor je eigen situatie is de Belastingdienst of je boekhouder de aangewezen plek.

In Factabel zie je per factuur het bedrag exclusief en inclusief btw naast elkaar, en welk deel btw is. Dat klinkt klein, maar het is precies het onderscheid waar de eerste fout uit deze lijst op teruggaat.

Daarnaast bereidt Factabel je btw-aangifte voor vanuit je eigen cijfers, zodat je per kwartaal weet welk bedrag er uit je gereserveerde pot moet. En je bonnen die via Bonnie binnenkomen tellen mee als voorbelasting, wat je afdracht verlaagt.