Gmail koppelen zodat Bonnie je inbox scant
Laat Bonnie je Gmail uitlezen, zodat inkoopfacturen vanzelf binnenkomen en uitgelezen worden.
± 5 min lezen
Bonnie is de assistent die je inkomende facturen en bonnen voor je verwerkt. Koppel je Gmail, dan kijkt Bonnie periodiek mee in je inbox, haalt mails met factuurbijlagen eruit en leest ze automatisch uit: leverancier, bedrag, btw, datum, factuurnummer en de losse regels.
Het scheelt je het handmatig doorsturen of opslaan van elke bon. Je bent er niet meer afhankelijk van dat jij eraan denkt om een factuur te bewaren, want Bonnie pakt ’m op zodra ’ie binnenkomt. Jij hoeft alleen nog te controleren en te categoriseren.
De koppeling loopt via Google zelf (OAuth), dus je hoeft geen wachtwoord in te voeren bij Factabel. De toegang is beperkt tot wat Bonnie nodig heeft, en je kunt de koppeling op elk moment weer verbreken.
Wat kun je hiermee
- Automatisch mails met factuurbijlagen ophalen, elke 15 minuten
- Pdf-bijlagen herkennen en de inhoud laten uitlezen door de AI
- Per gekoppeld Google-account het scannen los aan- of uitzetten
- Een scan-startdatum kiezen zodat oude mail niet alsnog wordt verwerkt
- Gescande mails krijgen een label, zodat niets dubbel binnenkomt
Voor je begint
- Je bent ingelogd en hebt toegang tot Instellingen
- Je hebt het wachtwoord van het Google-account dat je wilt koppelen bij de hand
- 1
Ga naar Integraties
Open Instellingen en ga naar Integraties. Zoek het blok Google en klik op "Verbinden".
In het Google-blok zie je de status van de koppeling: "Niet verbonden", "Verbonden" of "Verlopen". Bij Google koppel je in één keer Gmail, Google Drive en Agenda; voor Bonnie heb je vooral de Gmail-toegang nodig.
Staat er al "Verbonden" maar mist de Bonnie-toegang? Klik dan op "Opnieuw verbinden" zodat je alsnog de juiste rechten geeft.
- 2
Geef toestemming bij Google
Je wordt naar Google gestuurd. Kies je account, controleer de gevraagde rechten en bevestig.
Google laat precies zien waar Factabel toegang toe vraagt. Bevestig je de rechten, dan kom je automatisch terug in de app en staat de koppeling op "Verbonden".
Je wachtwoord blijft bij Google. Factabel krijgt alleen een versleuteld token dat zichzelf vernieuwt, zodat je niet steeds opnieuw hoeft in te loggen.
- 3
Zet de Bonnie-scan aan
Ga naar de Bonnie-instellingen en zet bij het gekoppelde Google-account de switch "Inbox scannen" aan.
Bonnie scant je Gmail-inbox vanaf dat moment elke 15 minuten op mails met factuurbijlagen. Heb je meerdere Google-accounts gekoppeld, dan kun je per account apart bepalen of er gescand wordt.
Wil je voorkomen dat oude mail alsnog wordt verwerkt, stel dan een startdatum in bij "Niet scannen vóór". Alleen mail van na die datum wordt opgehaald.
- Zet de switch "Inbox scannen" aan
- Stel eventueel een datum in bij "Niet scannen vóór"
Gescande mails krijgen automatisch een label in Gmail. Zo weet Bonnie wat al verwerkt is en komt dezelfde factuur niet twee keer binnen.
Veelvoorkomende vragen
Controleer of de switch "Inbox scannen" daadwerkelijk aan staat bij het juiste Google-account, en of je scan-startdatum niet ná de datum van je facturen ligt. De scan loopt om de 15 minuten, dus nieuwe mail kan even op zich laten wachten.
Het token van Google is verlopen of ingetrokken. Klik in Integraties op "Opnieuw verbinden" bij Google en geef opnieuw toestemming. Daarna pakt de scan vanzelf weer op.
Dan is de koppeling gemaakt zonder de Gmail-rechten die Bonnie nodig heeft. Gebruik "Opnieuw verbinden" en zorg dat je bij Google alle gevraagde rechten bevestigt.
Hierna
Kom je er niet uit? Neem contact op, we helpen je graag verder.