Mag ik mijn telefoon en abonnement aftrekken als zzp’er?

Voor zzp’ers zijn telefoonkosten zakelijke kosten voor zover ze een zakelijk belang dienen. Dat geldt voor je abonnementskosten (maandelijks), maar ook voor een nieuw toestel. Het principe is eenvoudig: de kosten die je maakt om inkomen te verwerven, mag je aftrekken van de winst.

Bij een volledig zakelijke telefoon — je gebruikt hem nooit privé — is de aftrek 100%. Maar de meeste zzp’ers gebruiken hun telefoon ook privé. Dan geldt: alleen het zakelijke deel is aftrekbaar. Je moet dus een eerlijke inschatting maken van hoe groot dat deel is.

Een toestel is een bedrijfsmiddel. Kost het toestel meer dan de geldende investeringsgrens (controleer het actuele bedrag op belastingdienst.nl), dan schrijf je het af over meerdere jaren in plaats van het in één keer af te trekken. Ligt de aanschafprijs onder die grens, dan kun je het toestel direct als kosten boeken.

De Belastingdienst verwacht een redelijke en onderbouwde schatting. Er is geen vaste formule, maar je kunt het bepalen op basis van gespreksminuten, data-gebruik of gewoon een eerlijke inschatting van je dagelijkse gebruik.

Een veelgebruikte methode is om een maand bij te houden welke gesprekken en berichten zakelijk zijn. Op basis daarvan stel je een percentage vast dat je het hele jaar gebruikt. Bewaar die onderbouwing bij je administratie.

Heb je een aparte zakelijke telefoon naast je privétoestel? Dan is de zakelijke telefoon 100% aftrekbaar — dat is administratief het makkelijkst en geeft de minste discussie.

Stel: je betaalt €45 per maand voor je abonnement (incl. 21% btw). Je schat dat 70% van je gebruik zakelijk is.

Het abonnement exclusief btw is €45 / 1,21 = €37,19 per maand. Het zakelijke deel is 70% × €37,19 = €26,03 per maand, ofwel €312,36 per jaar. Dat bedrag trek je af als bedrijfskost.

De btw over het abonnement is €45 − €37,19 = €7,81 per maand. Daarvan is 70% zakelijk, dus €5,47 per maand. Die €5,47 per maand claim je als voorbelasting in je btw-aangifte. Over een kwartaal is dat circa €16,41 die je terugkrijgt van de Belastingdienst. Controleer het actuele btw-tarief op belastingdienst.nl.

Als btw-ondernemer (en je bent dat als zzp’er als je btw-plichtige prestaties levert) mag je de btw op zakelijke kosten terugvragen als voorbelasting. Dit doe je via je periodieke btw-aangifte op belastingdienst.nl.

Bewaar altijd de originele factuur of bon met het btw-bedrag vermeld. Kassabonnen zijn ook geldig als ze het btw-nummer van de leverancier vermelden. Bonnen moet je minimaal 7 jaar bewaren.

Let op: als je vrijgesteld bent van btw (bijvoorbeeld als je in de zorg of het onderwijs werkt), kun je de btw niet terugvragen. In dat geval zijn de kosten inclusief btw aftrekbaar.

Een veelgemaakte fout is dat zzp’ers 100% van hun telefoonkosten aftrekken terwijl ze de telefoon ook aanzienlijk privé gebruiken. Dat is niet toegestaan en kan bij een controle leiden tot naheffingen.

Een andere veelgemaakte fout is het niet bewaren van facturen. Telecomfacturen ontvang je vaak digitaal — sla ze op in een map per jaar en bewaar ze minimaal 7 jaar.

Ook vergeten zzp’ers soms het toestel apart te administreren als bedrijfsmiddel wanneer het boven de investeringsgrens uitkomt. Dan moet je het afschrijven in plaats van direct aftrekken.

In Factabel kun je telefoonkosten eenvoudig registreren als uitgave. Je geeft het zakelijke percentage op, en Factabel berekent automatisch het aftrekbare bedrag en het terug te vragen btw-bedrag.

Met de Bonnie-scanner maak je een foto van je telecomfactuur. Bonnie leest het bedrag en de btw uit en maakt de boeking voor je klaar. Zo mis je nooit een factuur en heb je je administratie op orde voor je belastingaangifte.

Het btw-overzicht in Factabel laat per kwartaal zien hoeveel voorbelasting je kunt terugvragen — handig als je je btw-aangifte doet via belastingdienst.nl.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies — controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst of een boekhouder.