Een teamlid uitnodigen
Geef een collega, je boekhouder of een vaste freelancer toegang tot je administratie, met precies de rechten die passen.
± 5 min lezen
Factabel is gemaakt om samen te werken. Naast jezelf kun je anderen toegang geven tot dezelfde organisatie: een collega die ook factureert, je accountant die de cijfers bekijkt, of een medewerker die alleen uren bijhoudt. Iedereen werkt in dezelfde gegevens, maar wat iemand mag zien en doen bepaal jij met een rol.
Uitnodigen gaat per e-mail. Je vult het adres en de rol in, en de genodigde krijgt een link waarmee ’ie een eigen account maakt en zich bij jouw organisatie aansluit. Tot dat moment staat de uitnodiging onder "Uitstaande uitnodigingen", zodat je altijd ziet wie je hebt gevraagd en nog niet binnen is.
Je hoeft niemand een wachtwoord te geven of een account voor te bereiden: iedereen logt in met z’n eigen e-mailadres en behoudt de eigen inlogmethode. Zo blijft je administratie veilig, ook als iemand het team weer verlaat.
Wat kun je hiermee
- Iemand uitnodigen op e-mailadres, met optioneel voor- en achternaam vooraf ingevuld
- Direct bij het uitnodigen een rol kiezen (beheerder, financiën, accountant, medewerker of alleen lezen)
- Openstaande uitnodigingen volgen onder "Uitstaande uitnodigingen", met datum en gekozen rol
- Een uitnodiging opnieuw versturen als de e-mail niet aankwam, of intrekken als ’ie niet meer nodig is
- De rol van een teamlid later altijd nog aanpassen of het lid weer verwijderen
Voor je begint
- Je bent eigenaar of beheerder van de organisatie (alleen die rollen kunnen uitnodigen)
- Je hebt het e-mailadres van degene die je wilt toevoegen
- 1
Open Teamleden
Ga naar Instellingen en open "Teamleden".
Bovenaan zie je je bestaande teamleden in een tabel met naam, e-mail, rol en wanneer ze voor het laatst actief waren. Heb je al iemand uitgenodigd die nog niet is binnengekomen, dan staat dat los daarboven onder "Uitstaande uitnodigingen".
Onderaan de pagina staat het kopje "Uitnodigen". Daar voeg je een nieuw teamlid toe.
- 2
Vul de gegevens in
Typ onder "Uitnodigen" de voornaam, achternaam en het e-mailadres, en kies een rol.
Voor- en achternaam vullen alvast de naam in zodat je in de teamlijst meteen ziet wie wie is, ook voordat de genodigde z’n account heeft gemaakt. Het e-mailadres bepaalt naar wie de uitnodiging gaat.
Bij "Rol" kies je het toegangsniveau. Twijfel je? Begin gerust voorzichtig: je kunt de rol later met één klik verhogen of verlagen. Wat elke rol precies mag, lees je in de gids over rollen en rechten.
- Vul "Voornaam" en "Achternaam" in
- Vul het "E-mailadres" in van degene die je uitnodigt
- Kies bij "Rol" het gewenste toegangsniveau
De velden voor- en achternaam en e-mailadres zijn alle drie verplicht; de knop "Uitnodiging sturen" wordt pas actief als ze ingevuld zijn.
- 3
Verstuur de uitnodiging
Klik op "Uitnodiging sturen". De uitnodiging verschijnt onder "Uitstaande uitnodigingen".
De genodigde krijgt een e-mail met een uitnodigingslink. Die link is 7 dagen geldig. Tot iemand de uitnodiging accepteert, blijft ’ie zichtbaar in de lijst met openstaande uitnodigingen, samen met de gekozen rol en de datum waarop je verstuurde.
Kwam de e-mail niet aan of is de link verlopen? Klik bij de uitnodiging op "Opnieuw" om dezelfde uitnodiging nog eens te versturen. Tussen twee verzendingen zit een korte wachttijd van 60 seconden.
- 4
De ander sluit zich aan
De genodigde opent de link, maakt een account en verschijnt daarna in je teamlijst.
Bij het aanmaken staat het e-mailadres al voorgevuld en vast, zodat de uitnodiging gegarandeerd bij het juiste account terechtkomt. Zodra ’ie klaar is, verdwijnt de uitnodiging uit "Uitstaande uitnodigingen" en komt het nieuwe lid in de teamtabel te staan, met de rol die jij koos.
Wil je een uitnodiging toch niet meer? Klik dan op "Intrekken". De link werkt daarna niet meer en de ontvanger kan zich er niet meer mee aansluiten.
Veelvoorkomende vragen
Vraag eerst of ’ie in de spam-map wil kijken. Helpt dat niet, klik dan bij de uitnodiging onder "Uitstaande uitnodigingen" op "Opnieuw". Let op dat je na een verzending 60 seconden moet wachten voordat je opnieuw kunt versturen.
Een uitnodiging is 7 dagen geldig. Is die termijn voorbij, trek de oude dan in met "Intrekken" en stuur een nieuwe uitnodiging, of gebruik "Opnieuw" om een verse link te sturen.
Uitnodigen kan alleen als eigenaar of beheerder. Heb je een andere rol, vraag dan iemand met die rechten om de uitnodiging te versturen.
Kom je er niet uit? Neem contact op, we helpen je graag verder.