Factuurnummering en standaarden

Bepaal hoe je factuurnummers eruitzien en zet je financiële standaarden in één keer goed.

± 5 min lezen

Het blok Nummering met velden voor prefix, format en opvulling cijfers, en een voorbeeld van het factuurnummer.
Het blok Nummering met je prefix, format en een voorbeeld van het factuurnummer.

Je factuurnummering bepaalt hoe het nummer op elke factuur is opgebouwd, bijvoorbeeld FAC-2026-0001. Een doorlopende, voorspelbare reeks is niet alleen netjes, het is ook een eis van de Belastingdienst. Factabel houdt de reeks automatisch bij en zet het definitieve nummer pas vast op het moment dat je verstuurt.

In hetzelfde scherm leg je je financiële standaarden vast: je standaard btw-tarief, je betaaltermijn, je standaard uurtarief en de voettekst onder je facturen. Die waarden worden voorgevuld op elke nieuwe factuur, zodat je niet telkens hetzelfde hoeft in te typen.

Je vindt deze instellingen onder Instellingen bij "Ontwerp & Stijl", in het blok "Nummering". Het voorbeeld update meteen mee, zodat je precies ziet hoe je nummer eruit komt te zien.

Wat kun je hiermee

  • Je voorvoegsel (prefix) instellen, standaard "FAC"
  • Het nummerformaat bepalen met de bouwstenen {PREFIX}, {YEAR} en {SEQ}
  • Het aantal nullen voor het volgnummer kiezen (opvulling van 2 tot 5 cijfers)
  • Het volgende factuurnummer handmatig zetten als je reeks moet aansluiten
  • Standaard btw-tarief, betaaltermijn, uurtarief en voettekst voorvullen

Voor je begint

  • Je bedrijfsgegevens zijn ingevuld, zodat de voettekst de juiste KvK/IBAN kan tonen
  1. 1

    Open het blok Nummering

    Ga naar Instellingen, kies "Ontwerp & Stijl" en zoek het blok "Nummering".

    Hier stel je je voorvoegsel ("Prefix", standaard "FAC") en het "Format" in. Het format gebruikt bouwstenen tussen accolades: {PREFIX} voor je voorvoegsel, {YEAR} voor het jaar en {SEQ} voor het oplopende volgnummer.

    Een veelgebruikt format is {PREFIX}-{YEAR}-{SEQ}, wat resulteert in bijvoorbeeld FAC-2026-0001. Je ziet direct een voorbeeld zodat je weet wat er op je factuur komt.

  2. 2

    Kies de opmaak van het volgnummer

    Stel bij "Opvulling cijfers" in met hoeveel nullen het volgnummer wordt aangevuld.

    Met opvulling op 4 cijfers wordt nummer 1 weergegeven als 0001. Je kunt kiezen tussen 2 en 5 cijfers, afhankelijk van hoeveel facturen je per jaar verwacht.

    Bij "Huidig volgnummer" kun je zo nodig instellen welk nummer als volgende wordt uitgegeven. Dat is handig als je overstapt vanuit een ander pakket en je reeks netjes wilt laten aansluiten.

    Verlaag het volgnummer niet naar een al gebruikt nummer. Dubbele factuurnummers zijn niet toegestaan en geven problemen bij je administratie.

  3. 3

    Zet je financiële standaarden

    Vul "Standaard BTW", "Betaaltermijn (dagen)", "Standaard uurtarief" en "Voettekst op factuur" in.

    De betaaltermijn bepaalt de vervaldatum die op nieuwe facturen wordt voorgesteld; gangbare keuzes zijn 14 of 30 dagen. Het standaard uurtarief vult automatisch je regels van het type uren keer tarief.

    De voettekst staat onderaan elke factuur en is bedoeld voor je vaste regel met KvK, btw-nummer en IBAN. In plaats van die gegevens met de hand in te typen kun je er ook variabelen als {{org.kvk}}, {{org.btw}} en {{org.iban}} in zetten; die vullen zich dan automatisch met wat je bij Organisatie hebt opgegeven. Alle beschikbare velden staan in de variabelen-referentie. Per klant kun je later afwijken van het standaard btw-tarief en de betaaltermijn.

Veelvoorkomende vragen

Controleer of je format de juiste bouwstenen tussen accolades bevat, bijvoorbeeld {PREFIX}-{YEAR}-{SEQ}. Een typefout in een bouwsteen laat die letterlijk afdrukken.

Zet bij "Huidig volgnummer" het nummer dat als eerstvolgende moet worden uitgegeven. De reeks loopt vanaf daar netjes door.

De vervaldatum volgt je standaard betaaltermijn hier. Pas die aan, of stel per klant een afwijkende termijn in bij Contacten.

Hierna

Kom je er niet uit? Neem contact op, we helpen je graag verder.